Электронный документооборот позволяет организовать работу с документами в единой цифровой среде: создавать их, согласовывать, подписывать, передавать другим участникам, контролировать исполнение и хранить после завершения процесса. При этом электронный документооборот может охватывать как процессы внутри компании, так и взаимодействие с клиентами, поставщиками, подрядчиками и другими организациями.
Поэтому ЭДО принято разделять на два основных направления — внутренний и внешний электронный документооборот. Они тесно связаны между собой, но решают разные задачи и предполагают разный состав участников.
Понимание этой разницы важно при выборе системы электронного документооборота и построении единого цифрового процесса работы с документами.
Что такое внутренний электронный документооборот
Внутренний электронный документооборот охватывает движение документов между сотрудниками, отделами и подразделениями одной организации.
Через систему могут проходить служебные записки, заявления сотрудников, приказы, внутренние заявки, кадровые документы, поручения, регламенты и договоры на этапе внутреннего согласования.
Рассмотрим обычный пример. Сотрудник готовит договор, который необходимо проверить руководителю подразделения, юридическому отделу и бухгалтерии. При работе через электронную почту файл приходится пересылать между участниками вручную. В результате могут появляться несколько версий документа, а сотрудникам приходится самостоятельно контролировать, кто уже выполнил свою часть работы.
Система внутреннего электронного документооборота позволяет задать маршрут заранее. После создания документа он автоматически направляется необходимым участникам последовательно или параллельно.
Каждый сотрудник выполняет предусмотренное действие: согласовывает документ, возвращает его на доработку, подписывает или передает дальше. В системе сохраняются статусы, сроки, ответственные лица и история действий.
Таким образом, внутренний ЭДО позволяет управлять не только самими файлами, но и процессами, связанными с ними.
Что такое внешний электронный документооборот
Внешний электронный документооборот используется при взаимодействии организации с участниками за пределами ее внутренней структуры.
Это могут быть клиенты, поставщики, подрядчики, партнеры и другие контрагенты. Через внешний ЭДО компании могут обмениваться договорами, актами, приложениями, счетами и другими документами, согласовывать их и направлять на подписание.
Например, договор сначала проходит внутреннее согласование в компании. Юрист проверяет условия, руководитель утверждает документ, после чего он передается контрагенту.
При использовании внешнего электронного документооборота этот этап также можно перенести в цифровую среду. Система позволяет отправить документ внешнему участнику, контролировать его статус и получить подписанную версию обратно.
В результате внутренний и внешний ЭДО могут последовательно охватывать весь жизненный цикл документа.
Чем внутренний ЭДО отличается от внешнего
Главное различие заключается в участниках документооборота.
Во внутреннем ЭДО документы перемещаются внутри одной организации — между сотрудниками, руководителями и подразделениями. Во внешнем электронном документообороте в процесс включаются сторонние физические или юридические лица.
Различаются и типовые задачи. Внутренний документооборот чаще используется для заявлений сотрудников, приказов, служебных записок, кадровых процессов, внутренних заявок и согласования документов.
Внешний ЭДО необходим там, где организация обменивается документами с контрагентами: направляет договор, получает акт, передает приложения или организует подписание документов.
При этом разделение не означает, что компании нужны две полностью независимые системы. В рамках единой СЭД внутренние и внешние процессы могут быть связаны между собой.
Как внутренний и внешний ЭДО работают вместе
На практике один документ нередко проходит оба вида электронного документооборота.
Например, процесс работы с договором может выглядеть следующим образом:
- сотрудник создаёт или загружает проект договора;
- документ проходит внутреннее согласование;
- уполномоченный сотрудник утверждает его;
- договор направляется контрагенту;
- внешний участник проверяет и подписывает документ;
- подписанная версия возвращается в систему;
- документ сохраняется в централизованном электронном хранилище.
При таком подходе сотрудникам не приходится переносить файлы между электронной почтой, локальными папками и разными сервисами. Вся история работы с документом остается доступна в системе электронного документооборота.
Если внутренние процессы компании автоматизированы отдельно от взаимодействия с контрагентами, между ними часто остаются ручные операции.
Сотрудник может согласовать договор в одной системе, скачать его на компьютер, отправить контрагенту по электронной почте, получить подписанную копию и затем самостоятельно загрузить ее обратно.
Чем больше документов проходит через организацию, тем сложнее контролировать такие процессы.
Объединение внутреннего и внешнего электронного документооборота позволяет создать последовательный маршрут документа — от момента его создания до подписания, исполнения и хранения.
Это особенно актуально для организаций с большим количеством договоров, филиалов, сотрудников и внешних контрагентов.
При работе с юридически значимыми электронными документами может применяться электронная цифровая подпись. ЭЦП позволяет подтвердить подписанта и целостность электронного документа.
Она может использоваться как во внутренних процессах организации, так и при взаимодействии с контрагентами.
Например, документ проходит несколько этапов внутреннего согласования, после чего уполномоченный сотрудник подписывает его ЭЦП и направляет внешней стороне.
Для компаний в Казахстане при построении таких процессов важно учитывать требования законодательства Республики Казахстан к электронным документам и электронной цифровой подписи.
При выборе системы электронного документооборота важно учитывать не только возможность загружать и хранить файлы. СЭД должна поддерживать реальные процессы организации.
Для внутреннего документооборота важны настройка маршрутов согласования, назначение ответственных сотрудников, контроль сроков, права доступа, поиск и история действий.
Для внешнего электронного документооборота необходимо учитывать возможности обмена документами с контрагентами, контроля их статусов и электронного подписания.
Если компания использует 1С, CRM, ERP или другие корпоративные системы, также следует учитывать возможности интеграции. Автоматический обмен данными позволяет сократить количество повторяющихся операций и избежать ручного переноса информации между сервисами.
DOC Networks развивает платформу L8 DOCS для автоматизации документооборота и связанных с ним бизнес-процессов.
Система позволяет организовать внутреннюю работу с документами, настроить маршруты согласования, назначать ответственных сотрудников и контролировать этапы выполнения задач. Внешний электронный документооборот помогает продолжить этот процесс при взаимодействии с клиентами, поставщиками, подрядчиками и другими контрагентами.
В результате документ может пройти весь маршрут в единой цифровой среде: создание, внутреннее согласование, подписание, передачу внешнему участнику и последующее хранение.
Такой подход позволяет использовать электронный документооборот не просто как способ отказаться от бумажных документов, а как инструмент управления связанными с ними процессами.
Внедрение внутреннего и внешнего ЭДО с L8 DOCS в Казахстане
Компания DOC Networks помогает организациям внедрять электронный документооборот на базе L8 DOCS с учетом структуры компании, действующих регламентов и существующих информационных систем.
Внедрение можно проводить поэтапно. Сначала перевести в электронный формат внутренние заявки, служебные записки или согласование договоров, затем подключить кадровые процессы, обмен документами с контрагентами и интеграции с корпоративными системами.
Это позволяет постепенно сформировать единое цифровое пространство, в котором движение документа можно контролировать на всех этапах — от создания внутри организации до взаимодействия с внешними участниками и последующего хранения.
